Smettere di rincorrere
moduli e fogli firma
Le presenze su un badge, le ferie su un modulo cartaceo, le note spese in una busta, i contratti in un raccoglitore. Nessuno di questi pezzi è complicato: complicato è tenerli allineati. È il progetto che dà il risultato più visibile nel tempo più breve, ed è per questo che spesso è il primo che facciamo.
Anagrafica e organigramma, presenze, richieste di ferie con approvazioni, note spese, contratti e documenti, competenze, valutazioni e firma digitale.
Come si presenta
il problema
Nessuno chiama un consulente per le ferie. Ci chiamano quando l’amministrazione passa due giorni al mese a rimettere insieme dati che qualcuno ha già scritto da qualche parte.
Il conteggio ferie non torna mai
Ogni dipendente ha il suo residuo secondo l’amministrazione e un altro secondo il suo foglio Excel. La discussione si ripete uguale ogni anno.
Le note spese arrivano in ritardo e su carta
Scontrini spillati, importi ribattuti a mano, rimborsi che slittano di due mesi. È un lavoro noioso che nessuno rivendica e che pesa sul clima.
I documenti non si trovano quando servono
Contratti, certificazioni, attestati di formazione, scadenze di visite mediche. Stanno in cartelle diverse e nessuno sa quale sia l’ultima versione.
Cosa fa,
funzione per funzione
Sono moduli semplici da configurare e con un ritorno immediato, perché toccano tutti i dipendenti tutti i giorni. È il motivo per cui funzionano bene come primo progetto.
Anagrafica e organigramma
Un posto solo con dati, ruolo, responsabile, dipartimento e sede. L’organigramma si genera da sé e resta aggiornato.
Presenze
Timbratura da badge, da chiosco o da telefono, con riepiloghi mensili. I dati escono nel formato che serve al consulente del lavoro.
Ferie e permessi
Il dipendente richiede, il responsabile approva, il saldo si aggiorna da solo. Un calendario condiviso mostra chi c’è e chi non c’è, che è il vero motivo per cui serve.
Note spese
Foto dello scontrino dal telefono, categoria, importo, invio all’approvazione. Il rimborso entra nel ciclo contabile senza passaggi manuali.
Contratti e documenti
Contratti, allegati e scadenze collegati alla persona, con avvisi prima che scadano certificazioni e visite.
Firma digitale
Contratti, lettere e informative firmati elettronicamente. Sparisce il giro stampa-firma-scansione, che nelle assunzioni fa perdere giorni.
Competenze e formazione
Chi sa fare cosa, quali certificazioni ha, quando vanno rinnovate. È la base per programmare la formazione invece di subirla.
Onboarding e offboarding
Liste di attività standard per l’ingresso e l’uscita di una persona: consegna attrezzatura, account, formazione. Niente più dimenticanze.
Valutazioni
Cicli di valutazione con obiettivi e riscontri tracciati, se e quando l’azienda è pronta ad averli.
Il progetto più semplice
da sbagliare
Semplice tecnicamente, delicato organizzativamente: qui si toccano le abitudini di tutti, comprese quelle informali che tengono buono il clima. Va fatto con attenzione.
Il metodo completoMappiamo le regole che oggi non sono scritte
Come maturano i permessi, chi approva in assenza del responsabile, cosa succede alle ore in eccedenza. Quasi sempre ci sono prassi consolidate che non stanno in nessun regolamento.
Coinvolgiamo chi approva, non solo chi amministra
Se i responsabili non approvano le richieste, il sistema si blocca e tutti tornano alla mail. L’adozione si gioca su di loro.
Configuriamo lo standard e colleghiamo il payroll
Presenze, ferie, note spese in Odoo; l’export nel formato che serve al consulente del lavoro o al software paghe. Non riscriviamo un’elaborazione paghe: si integra.
Partiamo dalle ferie, che è la cosa che tutti vogliono
Il primo modulo va scelto per l’adozione, non per l’importanza. Le ferie le usano tutti e il beneficio si vede subito: dopo, il resto entra da solo.
Dove si aggancia
Le note spese finiscono in contabilità, le ore di chi lavora su commessa finiscono nei costi di progetto. Il collegamento è quello che rende il modulo più di un archivio.
Contabilità
CRMOrdini di grandezza
È il progetto con la barriera d’ingresso più bassa, e uno dei pochi che ha senso pieno anche da solo, senza toccare il gestionale.
Anagrafiche, presenze, ferie, note spese e firma digitale, con export verso il payroll. Tipicamente 4–8 settimane.
Mezza giornata con l’amministrazione del personale. Ne esce quanto tempo al mese state spendendo in ricopiature.
Domande
frequenti
Quante ore al mese ci perdete?
Nell’assessment lo contiamo insieme, sulle vostre attività reali. È gratuito, dura mezza giornata, e il quadro resta vostro in ogni caso.