Un progetto in ritardo
lo si scopre troppo tardi
Quasi sempre perché nessuno guarda gli stessi numeri: il capo progetto ha il suo foglio, il commerciale ha le sue promesse, l’amministrazione ha le sue fatture. Odoo Progetti serve a far coincidere queste tre versioni — e a farle coincidere mentre il progetto è ancora in corso.
Attività organizzabili in kanban, lista, calendario e Gantt, sotto-attività e dipendenze, milestone, budget, fatturazione collegata all’ordine di vendita e analisi della redditività.
Come si accorge
che serve un ordine
Sono le tre situazioni che ci vengono raccontate da chi lavora per commessa, che sia una software house, uno studio tecnico o un’azienda di impianti.
Nessuno sa chi è in ritardo su cosa
Le attività stanno in mail, chat e teste. Il capo progetto passa più tempo a raccogliere lo stato che a governarlo, e lo stato che raccoglie è già vecchio quando lo scrive.
Si scopre a fine progetto di averci rimesso
Le ore le segna chi se le ricorda, i costi esterni arrivano dopo, i cambi di perimetro non li ha scritti nessuno. Il margine si calcola a chiusura, quando non si può più fare niente.
Il cliente chiede e nessuno sa rispondere
«A che punto siamo?» diventa un giro di telefonate interne. Il cliente percepisce disorganizzazione anche quando il lavoro procede benissimo.
Cosa fa,
funzione per funzione
Odoo Progetti è nato come strumento di collaborazione ed è diventato un modulo di controllo. Il salto avviene quando lo si collega a vendite, fogli ore e contabilità analitica.
Quattro modi di vedere lo stesso progetto
Kanban per chi opera, lista per chi controlla, calendario per chi pianifica, Gantt per chi deve mostrare le dipendenze al cliente. Stessi dati, viste diverse.
Sotto-attività e dipendenze
Un’attività può contenerne altre e non può partire prima che finisca quella da cui dipende. È il minimo per avere una pianificazione che regge.
Milestone
Tappe con una data e un significato contrattuale. Sono anche il punto in cui, se volete, si emette fattura.
Progetto generato dall’ordine
Quando l’ordine di vendita viene confermato, il progetto nasce già impostato con le attività previste. Nessuna ricopiatura del perimetro venduto.
Fatturazione su ore o su milestone
A tempo e materiali, a forfait, a stato avanzamento. La politica si imposta una volta e vale per tutte le commesse simili.
Budget e consuntivo
Ore e costi previsti a fronte di quelli reali, aggiornati man mano. È la funzione per cui vale la pena fare il progetto.
Portale cliente
Il cliente vede l’avanzamento delle attività che decidete di rendergli visibili. Le richieste di aggiornamento calano da sole.
Attività ricorrenti e modelli
Se i vostri progetti si somigliano, si parte da un modello invece che dal foglio bianco. Meno dimenticanze, tempi di avvio più corti.
Analisi e grafico burn-down
Attività per stato, carichi per persona, andamento rispetto al piano. Numeri per le riunioni di avanzamento, non per l’archivio.
Il problema non è
la lista delle attività
Tutti sanno fare una lista di cose da fare. Quello che manca quasi sempre è la connessione fra quella lista e i soldi: quanto è costata finora, quanto costerà, quanto è stato venduto.
Il metodo completoDefiniamo cosa è un progetto per voi
Una commessa? Un cliente? Un cantiere? La risposta determina come si aggregano i costi, e cambiarla dopo significa rifare l’analitica.
Colleghiamo il venduto al fatto
Il progetto deve nascere dall’ordine e la fatturazione deve tornare all’ordine. È l’anello che trasforma uno strumento di collaborazione in uno strumento di controllo.
Decidiamo quanto rilevare le ore
Se chiedete il quarto d’ora su ogni attività otterrete dati inventati. Si sceglie il livello che le persone rispettano davvero, ed è quasi sempre più grossolano di quello che vorrebbe il controller.
Partiamo da un progetto pilota vero
Non da un progetto finto per fare le prove: da una commessa reale in corso, dove gli errori si vedono e si correggono subito.
Vale solo
se è collegato
Progetti isolato è una lavagna kanban, e di lavagne kanban gratuite il mondo è pieno. Il valore nasce dal legame con il venduto, con le ore e con i costi.
Timesheet
Vendite
ContabilitàOrdini di grandezza
Progetti da solo è un intervento leggero. Diventa un progetto vero quando si collega a vendite e contabilità analitica, cioè quando serve la marginalità di commessa.
Struttura dei progetti, rilevazione ore, collegamento agli ordini e analisi della marginalità di commessa. Tipicamente 4–8 settimane.
Prendiamo una vostra commessa chiusa e proviamo a ricostruirne il margine. Il risultato è quasi sempre istruttivo.
Domande
frequenti
Ricostruiamo il margine di una vostra commessa
Nell’assessment prendiamo un progetto già chiuso e proviamo a calcolarne la redditività reale con i dati che avete. È gratuito, e il risultato dice molto.